#HablemosDeBoda: ¿Cómo organizar una boda a distancia?

Antes que nada quiero agradecerles por sus comentarios en redes sociales y correos después de la primera publicación de #HablemosDeBoda. Esta sección me genera mucha emoción y nervios (debo admitirlo!).

Ahora sí, vamos a adentrarnos en ese tema que muchas me han preguntado desde que conté que me casaba por acá (Londres) y por Buenos Aires. ¿Cómo harás para coordinar todo? ¿Tienes a alguien encargado? ¿Contrataste wedding planner? ¿Vas a viajar varias veces para organizar todo? ¿Cómo confías en lo que estás contratando?

Primero que nada. La decisión de organizar una boda a distancia me ha generado sentimientos encontrados. Conozco a una amiga que lo hizo hace tres años y todo salió de maravilla porque ella contaba con su familia allá que prácticamente ayudó en todo, algo que en mi caso no ha sido así. Mi familia entera está en Ecuador y si bien tengo grandes amigas en Buenos Aires, no es fácil pedir ayuda en una tarea tan absorbente como la organización de un evento como éste. Pero aún así me lancé, confiando en el poder del mundo online y en algunas referencias que tenía de cuando viví por allá.

Lo principal antes de volcarse a averiguar proveedores es definir estos tres puntos. Y sí, suena trillado pero es el mejor consejo que pudieron darme:

  • Definir la fecha
  • Definir el presupuesto
  • Definir el estilo del evento

Todos deberían hacerse simultáneamente porque están estrechamente entrelazados. No podemos tomar una decisión de dónde hacer una boda si no se sabe cuánto vamos a gastar, y mucho menos elegir un lugar si no sabes cuándo lo debes reservar o si cumple con los requerimientos del estilo de tu evento.

En mi caso sabía que no podría ser este mismo año (2017) por circunstancias familiares de ambos lados, así que directamente nos lanzamos a pensar en marzo o abril como posibles meses. Después mágicamente mi novio y yo estábamos de acuerdo sobre el estilo de festejo que queríamos tener. Sabíamos que queríamos un espacio verde, en lo posible a rústico y por supuesto fácil de llegar (acá fue la complicación), y el tema del presupuesto lo fuimos definiendo conforme llegaban las cotizaciones solicitadas a los más de 30 ó 40 lugares que pregunté.

Inspiración Greenery/Garden

#HablemosDeBoda: CLAVES PARA ORGANIZAR

Sea en el país que estés, es importante encontrar un directorio completo de proveedores actualizados para ofrecerte información y presupuestos. Yo pensé que esto no sería tan grave hasta que me encontré en el estrés de no hallar mi locación soñada y empezar a decaer en mis ganas de hacer un festejo. Con muchísima suerte encontré la página www.casamientos.com.ar que también tiene versiones en otros países, la cual fue mi salvación.

  • Dato aparte: Estuve a punto de contratar una wedding planner. Pero me sucedieron varias cosas en contra. La primera, los precios que me lanzaron por hacer el trabajo de “buscar” alternativas de proveedores. ¡Ojo! muchas organizadoras realmente son relacionistas públicas que cuentan con una lista específica de proveedores los cuales quizás no se ajustan a tu bolsillo y gustos. Sé que toma mucho tiempo (me tomó dos meses) encontrar los proveedores justos a tu medida pero de verdad es dinero que puedes ahorrarte si le dedicas unas horas a la semana. Ahora también hay otras wedding planners muy buenas que se encargan de todo, pero no tuve la suerte de encontrar una, así que hice todo por mi cuenta.

Por otro lado, aparte de esta web que les menciono, que cuenta con una herramienta llamada “organizador de tareas”, más directorio, más foros, más casilla de mensajes, más desarrollador de blogs y webs de casamientos, conté con la gran ayuda de mi amiga bella Jannu Frend (sí! Fashionistarg para muchos), que se había casado hace un año y estaba súper metida en el tema. Con ella me sentí súper acompañada en el proceso de selección de proveedores y me dio tantas recomendaciones que fueron importantes para esos momentos donde no sabes qué elegir.

Jannu me anticipó datos que yo no sabía:

  • Se puede solicitar cotizaciones a todos los lugares que desees. No hay compromiso en contratar a ninguno, así que pierde el miedo y escribe a los que te gusten.
  • En Argentina hay una diferencia entre “barra de licores” y bebida alcohólica. La primera es un menú de cocteles, cerveza y whisky que se servirá todo el evento y la segunda es la de vino/champagne para la comida. Es muy confuso pero los presupuestan distinto.
  • Al buscar un lugar, así sea que lo quieras hacer en exteriores, debe tener un espacio cerrado para esas lluvias inesperadas que pueden arruinar el evento.
  • Tratar en lo posible de reservar el mayor porcentaje posible de lo que te costará cada cosa para ganarle a la inflación.
  • Primero y antes que nada reservar la fecha, luego preocuparse de detalles como ambientación o fotografía/video. El lugar, catering, y DJ son claves.

¿Cómo reservar un lugar a distancia para tu boda?

Todos los lugares que consulté me daban la opción de visitarlos para conocer en detalle las instalaciones. Por supuesto esto era imposible para mí porque no pensaba ir a Buenos Aires hasta la fecha del evento. Así que sí o sí necesitaba que alguien me diera una mano con eso. En mi caso le pedí a Jannu que por favor me ayudara. Ella además es excelente en detalles, sabía bien lo que se necesitaba para un evento así y sobre todo ha sido una gran amiga. Así que fue, tomó fotos y videos y me hizo sentir parte de la visita! (Gracias Jannu!!)

Después mi hermano viajó y me ayudó con la reservación ya que siempre piden que sea un familiar de los novios. Y listo!! Voy a armar otro post hablando en detalle de cómo conseguir el lugar de tus sueños, para no extenderme mucho acá.

Otras tareas importantes:

  • Reservarse uno o dos días de la semana para pensar en tu evento. No más, no te drenes haciendo esto todos los días o enloquecerás.
  • Armar un documento en excel donde puedas poner todos los precios de tus proveedores para comparar. La gran falla es que muchos maquillan los precios omitiendo el IVA, los gastos adicionales, el índice de inflación, etc. Pide todo en detalle.
  • Armar carteleras en Pinterest para pensar en el tipo de estilo de tu boda. Esto te ayuda a visualizar y elegir mejor la locación.
  • Confía en tu instinto. Si un proveedor desde el principio no te trata bien o demora en responder tus inquietudes, descártalo. Imagínate cómo será luego cuando hayas pagado y no respondan.

Se vendrán muchos posts más como estos. Quizás son los nervios o la emoción de que ya se viene la primera fecha importante (el matrimonio civil), pero igual sepan que pueden sumar comentarios o sugerencias para ver de qué charlamos por acá.

 

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